Jak uniknąć gorączki końca roku w pracy? Praktyczne porady na skuteczne planowanie

Końcówka roku to czas wzmożonego ruchu na ulicach i intensywnej pracy w biurach. Pracownicy domykają projekty, nadganiają zaległości i starają się zrealizować wszystko przed końcem grudnia. Czy można uniknąć tej gorączki? Tak – pod warunkiem, że zarówno pracownicy, jak i pracodawcy zadbają o dobrą organizację pracy, jasne priorytety i efektywną komunikację.

Jak uniknąć gorączki pracy na koniec roku. Fot. px

Dlaczego zaległości narastają? 

"Jeśli zarówno pracownicy, jak i pracodawcy zadbają o odpowiednią organizację pracy, planowanie i ustalanie priorytetów, jest szansa na spokojniejsze zakończenie roku" – uważa Agata Woźniak-Jakubiec z HR Quality, firmy rekrutacyjnej. Z obserwacji ekspertki wynika, że Polacy, choć są oceniani jako kompetentni i zaangażowani pracownicy, wciąż sporo narzekają na swoją pracę i mają do niej zróżnicowany stosunek, uzależniony od warunków finansowych i komfortu, w jakim pracują. "Na pracę nie narzekamy, jeżeli mamy satysfakcję z tego, co robimy i jesteśmy doceniani przez przełożonych" – mówi ekspertka z HR Quality. " Dzieje się to wtedy, gdy mamy przyjazne relacje ze współpracownikami i przełożonymi, poczucie stabilności zatrudnienia, możliwości rozwoju zawodowego i czas na realizację zadań na najwyższym poziomie i w zgodzie z naszymi kompetencjami. Na zadowolenie wpływają również działania pracodawców, takie jak zapewnienie narzędzi pracy czy jasne procedury. W takim układzie mamy szansę na uniknięcie zaległości i komfortowe zakończenia wszystkich projektów w danym roku". 

Zaległości w pracy mogą wynikać z różnych przyczyn, które często mają charakter zarówno wewnętrzny, jak i zewnętrzny.

Problemy z planowaniem i organizacją
Jednym z głównych powodów zaległości jest brak odpowiedniego planowania. Zbyt wiele zadań w krótkim czasie, brak harmonogramów czy niejasne priorytety to przepis na chaos.

Słaba komunikacja w zespole
Niejasne instrukcje od przełożonych, brak informacji zwrotnych i niewystarczające przekazywanie danych między zespołami prowadzą do nieporozumień.

Przeciążenie obowiązkami
Nieodpowiedni podział zadań w zespole czy przypisanie zbyt dużej liczby obowiązków jednej osobie skutkują presją czasu i spadkiem efektywności.

Prokrastynacja i perfekcjonizm
Odkładanie trudnych zadań na później oraz przesadne skupienie na jakości wykonania jednego projektu mogą odbić się na realizacji innych obowiązków.

Rozpraszacze i nadmiar biurokracji
Zbyt częste przerwy, nadmiar spotkań, telefonów czy e-maili oraz przesadne raportowanie znacząco obniżają produktywność.

Czasem też brakuje nam odpowiednich narzędzi lub zasobów – niekompetentni pracownicy, którzy nie radzą sobie z zadaniami ze względu na niewystarczającą wiedzę lub umiejętności generują zaległości, podobnie jak problemy techniczne, np. wolne działanie systemów komputerowych. W takich sytuacjach kluczowe może być wsparcie w rozwijaniu umiejętności planowania oraz wypracowanie strategii radzenia sobie z rozpraszaczami oraz wdrożenie odpowiednich narzędzi. 

Ekspertka HR Quality zauważa, że w dzisiejszych czasach pułapką może być też praca zdalna, która, choć ułatwia kwestie organizacyjne, umożliwiając pracę z różnych miejsc, może dostarczać wrażenia, że pracujemy non stop. "Praca po godzinach na dłuższą metę wywołuje frustrację" – uważa Agata Woźniak-Jakubiec. "Gdy jesteśmy zmęczeni, ulegamy dekoncentracji i tym samym generujemy coraz więcej zaległości". 

Na mnożenie się zaległości mają też wpływ czynniki zewnętrzne – np. nagłe zmiany w projekcie lub nieprzewidziane okoliczności, skutkujące opóźnieniami np. problemy w uzyskaniu akceptacji dla dalszego biegu sprawy od innych działów lub partnerów zewnętrznych. Inne elementy zewnętrzne to po prostu życie, czyli nieprzewidziane sytuacje osobiste – problemy prywatne i choroby, generujące stres i obniżające produktywność, mogą wybić nas z rytmu i zdekoncentrować na tyle skutecznie, że stracimy umiejętność płynnej realizacji zadań.

Jak pracodawcy mogą wspierać pracowników?

Zapewnienie narzędzi pracy
Niezawodny sprzęt i oprogramowanie do zarządzania zadaniami pomagają wyeliminować techniczne przeszkody i ułatwiają organizację pracy.

Jasne procedury i priorytety
Pracownicy lepiej radzą sobie z zadaniami, gdy wiedzą, co jest najważniejsze. Jasne cele i otwarta komunikacja z przełożonymi to klucz do sukcesu.

Wsparcie w rozwoju umiejętności
Szkolenia z zakresu zarządzania czasem i planowania pracy mogą pomóc zespołowi efektywniej realizować zadania i unikać zaległości.

Jak pracownicy mogą poprawić organizację pracy?

1. Planowanie i zarządzanie czasem

Wyznacz realistyczne terminy i priorytety.

2. Automatyzacja zadań

Korzystaj z narzędzi wspierających produktywność, takich jak kalendarze czy aplikacje do zarządzania projektami, które minimalizują czas na powtarzalne czynności.

3. Delegowanie zadań

Nie bój się prosić o pomoc i angażować innych w realizację mniej kluczowych obowiązków. Zespołowa praca w atmosferze współpracy przynosi lepsze efekty.

4. Eliminacja rozpraszaczy

Stwórz bloki czasowe na zadania wymagające pełnej koncentracji. Wyłącz powiadomienia i ogranicz liczbę przerw na minimum.

5. Otwartość i asertywność

Rozmawiaj z przełożonymi o swoich obciążeniach i realistycznych możliwościach. Ustalaj priorytety i negocjuj terminy w przypadku niespodziewanych zadań.

6. Praca zdalna - szansa i zagrożenie

Praca zdalna daje dużą elastyczność, ale niesie również ryzyko poczucia „pracowania non stop”. Jak unikać tego problemu?

• Ustal wyraźne granice między pracą a życiem prywatnym.
• Organizuj swój dzień z uwzględnieniem przerw na regenerację.
• Nie pracuj „po godzinach”, aby uniknąć frustracji i wypalenia.
  

Jak skutecznie uniknąć gorączki końca roku?

Ekspertka Agata Woźniak-Jakubiec podkreśla, że kluczem do sukcesu jest wprowadzenie strategii, które pomagają radzić sobie z presją:

• Realistyczne planowanie – nie bierz na siebie zbyt wielu obowiązków.
  
• Efektywne priorytetyzowanie – skup się na najważniejszych zadaniach.
  
• Otwarta komunikacja – jasno określaj swoje potrzeby i możliwości.
  

Dzięki wdrożeniu tych zasad końcówka roku może być czasem produktywności, a nie frustracji. Gotowy na zmianę?

Oprac. na podst. Newseria, db