Nowoczesne biura: przestrzeń pracy przyszłości

Biura, jakie znamy sprzed pandemii, przechodzą dynamiczną transformację. Z tradycyjnych miejsc pracy stają się przestrzeniami wspierającymi współpracę, budowanie relacji, a także odpoczynek. Raport ThinkCo „Przyjazne biura. Przewodnik po budynkach, w których chce się pracować” pokazuje, że przyszłość biur to mniej indywidualnych stanowisk, a więcej stref zespołowych i kreatywnych. Dla firm kluczowe stają się także zrównoważony rozwój oraz komfort pracowników. 

W nowoczesnym biurze pracuje się efektywniej. Fot. px

Biuro przyszłości to przestrzeń elastyczna i wielofunkcyjna

"Odpowiednia przestrzeń biurowa jest jednym z kluczowych elementów w budowaniu efektywności firmy i realizowania jej celów biznesowych. Po pierwsze, wspiera zaangażowanie pracowników, co jest ogromnie ważne przy dużej liczbie wyzwań, przed którymi stoją firmy. Po drugie, poprawia komunikację wewnątrzfirmową, a po trzecie, wyzwala kreatywność u pracowników" – wskazuje Łukasz Świerczek, członek zarządu Unum Życie. – "Nie ma jednej idealnej przestrzeni biurowej dla każdego. Idealna przestrzeń biurowa powinna być przede wszystkim zaprojektowana pod potrzeby konkretnej firmy i oczywiście dobrze wykonana". 

Jak wskazuje CBRE, niemal jedna czwarta europejskich firm deklaruje poszukiwanie większego biura w perspektywie trzech lat, głównie ze względu na plany rozwoju biznesu. Prawie 60 proc. z kolei planuje ograniczyć zajmowaną powierzchnię, jednak nie są to duże zmiany, ale raczej dostosowanie przestrzeni do oczekiwań pracowników i trendów na rynku pracy. Pierwszym z nich jest praca hybrydowa: 

"W dzisiejszych czasach przy pracy hybrydowej biuro pełni już inne funkcje, to nie tylko stanowiska pracy. Biuro musi zapewniać elastyczność miejsc, zarówno w kontekście przystosowania do charakteru pracy danego pracownika, jak i zapełnienia biura przez pracowników" – wyjaśnia Łukasz Świerczek. 

Trendy: desk sharing i strefy kreatywne

Według najnowszych danych Eurostatu w skali całej UE spoza biura przez co najmniej połowę tygodnia pracuje średnio 10 proc. wszystkich pracowników, dwukrotnie więcej niż w 2019 roku. Z punktu widzenia zarządzania biurem dużym wyzwaniem jest efektywne wykorzystanie przestrzeni, gdy codziennie zmienia się liczba pracowników. Dlatego też popularnym trendem jest tzw. desk sharing, czyli brak przypisania miejsc do konkretnego pracownika. Jednocześnie korporacje zmniejszają liczbę biurek przeznaczonych do pracy indywidualnej na rzecz stref sprzyjających pracy zespołowej czy wspierających procesy kreatywne. Obok miejsc do współpracy coraz większą wagę przykłada się do przestrzeni społecznych i nieformalnych interakcji między pracownikami. Współczesne biuro powinno sprzyjać komunikacji i wpływać na dobre samopoczucie użytkowników.

Ergonomia i technologia w nowoczesnym biurze

Komfort i wsparcie technologiczne to kluczowe aspekty współczesnych biur. W nowej siedzibie Unum Życie w Warszawie zastosowano rozwiązania takie jak:

• ergonomiczne stanowiska pracy,
• odpowiednia akustyka w otwartych przestrzeniach,
• zaawansowane technologie wspierające spotkania online.
  

"Zaprojektowaliśmy biuro, które zawiera wiele różnych przestrzeni o różnym charakterze pracy. Mamy tradycyjne stanowiska biurowe, mamy miejsca do pracy projektowej i do pracy cichej, tak zwane focus roomy. Ale abstrahując też od tych miejsc, gdzie się pracuje, mamy miejsca, gdzie ludzie mogą się integrować ze sobą, spotykać, postawiliśmy na bardzo duże przestrzenie socjalne, tak zwane work cafe, czyli kuchnio-kawiarnie" – wymienia Łukasz Świerczek. – "Bardzo istotne dla nas było to, żeby projekt biura sam w sobie był przyjazny, ciepły i odzwierciedlał filozofię naszej firmy i nasze wartości, czyli budowanie spokoju ducha, poczucia bezpieczeństwa, stabilności". 

Unum Życie w tym roku obchodzi 25-lecie obecności na polskim rynku i startuje z nową odsłoną komunikacji wizerunkowej. Ewolucyjne zmiany odbywają się pod hasłem „Ty żyjesz, jak lubisz. My ubezpieczamy życie. Twoje życie”. Dopełnieniem obchodów jubileuszu jest zakończona już przeprowadzka warszawskiej centrali oraz dwóch warszawskich oddziałów firmy do nowej siedziby na Woli. 

"Nowoczesne biuro powinno zapewniać możliwość wykonywania pracy bardziej dynamicznej, kolaboracyjnej, w porozumieniu z innymi, czy projektowej, ale także takie miejsca, które zapewniają komfort pracy w ciszy, w skupieniu, bez niekoniecznej interakcji z innymi pracownikami" – zauważa przedstawiciel Unum Życie. 

W nowej siedzibie Unum przy ulicy Łuckiej w Warszawie autorsko zaaranżowaną przestrzeń do pracy tworzą m.in. sala multifunkcyjna, dająca możliwość spotkań i prezentacji, centrum treningowe, a także różnorodne przestrzenie sprzyjające pracy indywidualnej, projektowej i zespołowej. W przestrzeni zaprojektowano również touchdowny, czyli miejsca pracy zespołowej i spontanicznych spotkań.

"Biuro musi być ergonomiczne: stanowiska pracy muszą być komfortowe dla pracowników, musi być zapewniona odpowiednio ilość światła dziennego, odpowiednia akustyka, bo przy bardziej otwartym planowaniu przestrzeni hałas jest czymś, co może pracowników dekoncentrować" – wymienia Łukasz Świerczek. – "Biuro powinno wspierać technologicznie pracowników, kiedy pracujemy hybrydowo i bardzo wiele spotkań odbywa się w trybie online, technologia musi nas w tym wspierać". 

Z raportu ThinkCo wynika, że pracownikom biurowym najbardziej brakuje przestrzeni do pracy indywidualnej (36 proc. ankietowanych). Według 42 proc. pracowników odpowiedni poziom spokoju w miejscu pracy jest kluczowy. Większość osób potrzebuje średnio 23 minuty po rozproszeniu, by wrócić do stanu pełnego skupienia. Równie istotne jest odpowiednie nasłonecznienie biur i zapewnienie optymalnej temperatury.

"Pracownicy mogą mieć różne potrzeby, dlatego staramy się o certyfikację „Biura bez barier”. Staraliśmy się zaprojektować biuro w taki sposób, aby udogodnienia w nim znalazły osoby z niepełnosprawnościami ruchowymi czy niedowidzące. Nasze meble zawierają oznaczenia alfabetem Braille’a, wszystkie meble czy lady, które projektowaliśmy, projektowaliśmy w myślach o osobach, które mogą mieć problem z dosięgnięciem do wyższych elementów wyposażenia" – wskazuje ekspert. 

Zrównoważony rozwój w centrum uwagi

Firmy coraz częściej zwracają uwagę na ekologiczne rozwiązania w biurowcach. Budynki certyfikowane w systemach takich jak LEED czy WELL odzwierciedlają zaangażowanie w zrównoważony rozwój. Nowoczesne biura ograniczają zużycie energii, emisję CO₂ oraz wykorzystują materiały z recyklingu.

Jak wynika z raportu CBRE, aż 95% nowoczesnej powierzchni biurowej w Polsce ma już certyfikaty ekologiczne. Dodatkowo rośnie znaczenie lokalizacji biur z dobrym dostępem do transportu publicznego – w 2023 roku czynnik ten wskazało 90% firm. 

"Kwestie zrównoważonego rozwoju i ekologii są bardzo istotne w kontekście budowania biur. Z jednej strony mówimy o naszym zaangażowaniu w ten temat jako firmy. Z drugiej strony jest to pewien wyznacznik tego, czy miejsce pracy jest atrakcyjne dla potencjalnego pracownika" – mówi Łukasz Świerczek. – "To szereg wielu wymagań dotyczących tego, jak budynek jest zaprojektowany, wykonany, jak duży ma wpływ na środowisko i społeczność lokalną, czy jakość powietrza, ilość światła czy materiały wykorzystane do budowy są z recyklingu, poziom akustyki, udogodnienia dla pracowników, odległości do funkcji socjalnych. Lokalizacja była dla nas bardzo istotna w projekcie przeprowadzki, dlatego że chcieliśmy być w sercu miasta, w tym miejscu, które jest dynamiczne, połączone z tkanką miejską, ale także bardzo dobrze skomunikowane dla naszych pracowników". 

Przestrzeń biurowa jako czynnik sukcesu

Nowoczesne biura wpływają nie tylko na komfort pracowników, ale również na ich efektywność i kreatywność. Dobrze zaprojektowana przestrzeń biurowa:

• wspiera zaangażowanie zespołu,
• ułatwia komunikację,
• przyciąga nowych pracowników.
  

Biura przyszłości to przestrzenie, które dostosowują się do zmieniających się potrzeb pracowników i trendów rynkowych. Elastyczność, ergonomia, zrównoważony rozwój i wsparcie technologiczne stają się kluczowymi elementami, które definiują nowoczesne miejsce pracy. Przykład Unum Życie pokazuje, jak biuro może być narzędziem wspierającym rozwój firmy i jej pracowników.

Oprac. na podst. Newseria, db