Powrót do pracy w biurze – problem czy wybawienie? 7 wskazówek dla menedżerów: jak przeprowadzić proces powrotu do pracy w biurze

Już ponad rok, jak za sprawą pandemii pracownicy z dnia na dzień musieli przejść na  pracę zdalną. Nadszedł czas, gdy firmy zaczęły zachęcać pracowników do powrotu do biur. Jednak czy pracownicy rzeczywiście chcą tego powrotu? Czy to jest dla nich ten wyczekiwany powrót do utraconej normalności? A może obawiają się chwili, kiedy powrót do biura okaże się koniecznością? 

Praca na zielonej trawce czy powrót do biura?

Liczne badania i sondaże opinii pracowników wskazują, że odpowiedź na te pytania nie jest jednoznaczna. Dlatego Great Place to Work® zachęca, aby proces powrotu do biur przeprowadzać stopniowo.

Wraz z malejącą liczbą zakażeń koronawirusem i rosnącym wskaźnikiem wyszczepień, wielu pracodawców chciałoby powrotu pracowników do biur. Z punktu widzenia zarządów firm, powodów takich decyzji może być sporo. Są to m.in. koszty ponoszone za nieużytkowane powierzchnie biurowe, mniejsza innowacyjność zespołów pracujących zdalnie czy też troska, żeby wyjątkowa kultura organizacyjna firmy nie uległa erozji. 

Bezsprzecznie praca stacjonarna ma swoje zalety. Oprócz dyskutowanej szeroko, choć niepotwierdzonej, mniejszej efektywności pracy z domu, chodzi także o współpracę w zespole i budowanie relacji.

Większość chce nadal pracować zdalnie 

Powrót do pracy w biurze wiąże się jednak z licznymi wyzwaniami. Great Place to Work® przeprowadził sondę wśród międzynarodowych odbiorców swojego newslettera, z której wynika, że powrót do biura wywołuje mieszane uczucia pracowników[1]. Tylko 30% chciałoby powrotu do biura na zasadach sprzed pandemii. Natomiast ponad połowa (54%) wolałaby w ogóle nie wracać do pracy w biurze. Pracownicy nie tylko przyzwyczaili się do pracy zdalnej i polubili wiele jej aspektów (tak twierdzi 91%), ale chcieliby móc dalej tak pracować, przynajmniej co pewien czas (88% wskazań). Podobne sygnały płyną także z badań wśród polskich pracowników. Z badania przeprowadzonego w styczniu 2021 r. przez ARC Rynek i Opinia dla OLX Praca wynika, że tylko 29% Polaków czeka na szybki powrót do pracy w biurze. Natomiast 60%, gdyby mogło wybierać, postawiłoby na pracę częściowo z domu lub innego wybranego przez siebie miejsca, a tylko okazjonalnie z biura.

Na pytanie zadane pracownikom przez Great Place to Work® Polska, co mogłoby sprawić, żeby ich miejsce pracy stało się lepsze, utrzymanie możliwości pracy zdalnej poza pandemią, przynajmniej w ograniczonym wymiarze, jest częstą odpowiedzią. Pracownicy mówią, że „wirtualne zespoły się sprawdziły” i że „model pracy zdalnej jest efektywny i wpływa pozytywnie na work-life balance”. Niektórzy wskazują na potencjalne korzyści dla organizacji, bo na przykład „możliwość wyłącznie pracy zdalnej (kiedy już skończy się obecna pandemia) i ewentualne „pojawienie się” w biurze 1-2 razy w miesiącu mogłoby zachęcić potencjalnych pracowników z innych rejonów Polski do pracy w firmie”. Warte podkreślenia są i te głosy, które odnoszą się do spraw bardziej fundamentalnych – tak w ogóle, „mile widziana byłaby lepsza polityka pracy zdalnej, wynikająca z zaufania do pracowników, a nie z sytuacji na świecie”.

Praca hybrydowa nową normalnością?

Powodów, dla których praca zdalna zyskała sobie uznanie pracowników jest wiele. Często jest to kwestia osobistych preferencji i charakteru konkretnej osoby. Dla tych, którzy cenią sobie bezpośrednie relacje i tęsknią choćby do nieformalnych rozmów z kolegami przy fotokopiarce czy ekspresie do kawy, powrót do biura będzie atrakcyjny. Inni cenią sobie bardziej możliwość lepszej koncentracji w zaciszu domowym, bez konieczności marnowania czasu na dojazdy do biura. W przypadku części pracowników nadal motywem numer jeden jest unikanie ryzyka zakażenia się koronawirusem. Dla niektórych problemem może być już sama droga do pracy i konieczność korzystania z publicznych środków transportu. Troską pracodawców jest zatem nie tylko utrzymanie odpowiednich protokołów bezpieczeństwa w biurze, ale upewnienie się, że z punktu widzenia pracowników są one zadowalające, i to w szerokim kontekście.

Odpowiedzią pracodawców na te obawy i oczekiwania może być hybrydowy model pracy. Daje on szansę na zrównoważenie zalet pracy z domu z potrzebami pracy w zespole. W praktyce nie zawsze musi to być proste, bo elastyczność pracy zdalnej polega nie tylko na tym, że pracownicy wykonują swoje obowiązki z miejsca poza biurem, ale także w wybranych przez siebie godzinach. Wdrożenie modelu hybrydowego może więc nastręczać trudności w koordynacji wspólnej pracy.

Co zrobić, gdy zarząd firmy podjął decyzję o powrocie do pracy w biurze, a menedżerowie wiedzą, że pracownicy obawiają się tej chwili?

Oto 7 wskazówek jak przeprowadzić proces powrotu do pracy w biurze[2]:

1. Nie zaskakuj nagłymi decyzjami. Pracownicy odpowiednio wcześnie powinni oswoić się z myślą, że taki moment w niedalekiej przyszłości nastąpi. Wobec niepewności, jaka im towarzyszy, potrzebują czasu, aby przygotować się mentalnie do tego powrotu.

2. Określ ramy czasowe, kiedy powrót nastąpi. Upewnij się, że pracownicy mają jasność w tej sprawie. Im mniej niewiadomych, tym mniej niepewności i mniejsze obciążenie psychiczne ludzi.

3. Weź pod uwagę, że efektywność pracy poszczególnych osób w biurze i z domu może być różna. Zależy to nie tylko od osobowości pracownika i stylu jego pracy, ale także od charakteru pracy, którą wykonuje. Być może harmonogram powrotu do biura powinien uwzględniać różne daty dla różnych grup pracowników, zależnie od specyfiki wykonywanych obowiązków.

4. Wprowadzaj nowe rozwiązania wspólnie z wszystkimi. Niektórzy w pierwszym odruchu mogą zrzucić ciężar podejmowania decyzji na menedżera. A nowa sytuacja to nowa szansa do wykorzystania – do praktykowania innowacji i współpracy. Jako menedżer daj ludziom opcje do wyboru i swoje wsparcie, aby mogli zdecydować, co jest dla nich najlepsze.

5. Stawiaj na uczciwość, dbaj o włączenie wszystkich. Równe i sprawiedliwe traktowanie wszystkich to priorytet. Podczas procesu powrotu do biura, zwłaszcza jeśli odbywać się on będzie falami, albo jeśli podjęliśmy decyzję o pracy wykonywanej w modelu hybrydowym, łatwo o to, że pojawią się głosy o faworyzowaniu części pracowników. Awanse i nagrody często przyznawane są pracownikom, których mamy w bezpośredniej bliskości. Dlatego, tworząc hybrydowy model pracy, pochyl się nad różnymi obszarami – awansami i nie tylko. Upewnij się, że nowy model pracy będzie sprawiedliwy dla wszystkich, że nikt nie zostanie pominięty.

6. Zachowaj elastyczność. Pandemia jeszcze się nie zakończyła, a szczepienia w różnych środowiskach przebiegają z różnym powodzeniem. Przygotuj się na możliwość, że ponownie nadejdzie konieczność przejścia na pracę zdalną. Bądź na to gotowy.

7. Podejmij zobowiązanie, że będziesz regularnie sprawdzał, co dzieje się u waszych ludzi. Co najmniej raz na kwartał pytaj pracowników o ich doświadczenia, tak aby firma mogła szybko reagować na ich zmieniające się potrzeby oraz docierać do sedna ewentualnych problemów. Krótkie tematyczne ankiety doskonale się do tego nadają.

Żyjemy w wyjątkowym okresie. Przed nami konieczność określenia, jak będzie wyglądało miejsce pracy w najbliższej przyszłości. Być może nie będzie już powrotu do modelu pracy, jaki znamy sprzed pandemii. W każdym razie wszystko wskazuje na to, że pracownicy oczekują nowej normalności. To dobry moment, aby umocnić poczucie wzajemnego zaufania w firmie i szukać rozwiązań, które zadowolą wszystkie strony. 

Bez względu na ostateczny model pracy, na jaki zdecyduje się firma, najważniejsze jest, aby pracownicy czuli, że mają wybór i że ich potrzeby są dostrzegane. Być może jak nigdy wcześniej prawdziwy wiatr w żagle złapią te organizacje, które podejmą trud zwinnej transformacji w szerszym zakresie niż obszar stricte biznesowy. 

Newseria

[1] Claire Hastwell, Are Your Employees Suffering Return-to-Office Dread?, https://www.greatplacetowork.com/resources/blog/are-your-employees-suffering-return-to-office-dread (10.05.2021).

[2] Julian Lute, 7 Crucial Tips for Managers Preparing For A Post-COVID Workplace, https://www.greatplacetowork.com/resources/blog/7-crucial-tips-for-managers-preparing-a-return-to-the-office-after-covid (17.05.2021).